COLUMN

仕事で成果を出したい人は手帳術を見直してみるといいかもね。

「成長したい」と望む人は多い。
でも、その「成長」って、実際にはどんな状態なんだろう?
任される仕事の規模?給料の多さ?部下の多さ?
それとも仕事のストレスを感じない精神力?

「成長」が何を指すのか明確に言語化できないままに、ただ成長を求めてもきっと得るものは少ないんだよね。

一方で、成果を出す。となるとすごくシンプルになってくる。やるべきことをきちんとやると必然的に出るのが成果だから。
その成果を出すには3つの要素が必要。

①スキル
②アクション
③モチベーション

これが上手くからみ合わないと成果は出ない。

スキルだけでアクションをしなくてもダメだし、せっかくアクションを起こしても、モチベーションがないと続かない。
モチベーションさえあれば、あとからスキルはついてくるかもしれないけど、すぐに成果を出すのは難しい。
常に三つのマインドを上手く回転させ続ける必要がある。

これをうまく維持するために必要なのが「手帳術」だと思ってる。
今回はそんな、ビジネスクリエイター のみなさんのための手帳術について、ボクなりの考えを掘り下げてみたいと思う。

デジタルかアナログか

iPadを新調して以来、しばらく手帳もデジタル管理をしてた。
でも、やっぱりなんかしっくりこない。
これ、何が原因なのか何度も何度も考えたんだけど、一つの仮説としてデジタルはアナログ手帳より「反復」が弱い気がしてる。
つまり、書き込んだことを何度も読み直すことが難しい。「めくる」機能がないから。

なので、今年に入ってから結局、手帳はiPadからまたアナログ手帳に戻すことにしてみた。
実はデジタルからアナログに戻すのはこれで2回目。

いやいや、学習しろよ、自分。と思わなくもないけど、やっぱり仕事に通じるスキルやアイテムは常にバージョンアップしておきたいですからね・・・。
そんな訳で、季節外れの手帳探しをした。

アナログのノートや手帳を「何の目的に使うか」はまずしっかりと設計しておきたいところ。
・スケジュール管理
・アイディアメモ
・タスク管理
このあたりの境界がごっちゃになってるとすごく使いにくくなってしまう。

ボクはいまはスケジュール管理は完全にGoogleカレンダーに任せて、手帳ではタスク管理とアイディアメモをメインにしている。
最初は1日1ページでタスクを洗い出して上から順に終わらせていたけど、最近はバレットジャーナル式を導入した。
見開きにタスクをどんどん書き込んでいって、ページが変わるごとに未完了項目を書き写していく。
一見効率が悪そうに見えるけど、何日も放置しているタスクは実は緊急度も重要度も低いわけだから、最終的に「やらない」みたいな判断もできる。
そういう意味では一種のスクリーニングを手帳で行っている感じかも。

で、アイディアや思考の整理はタスクとは別ページの見開きにどんどん書き込んでいく。
タスク管理はアイディアと紐づくことも多いから、この方法に落ち着いた感じ。

iPadの使い方

iPadを購入した当時、ボクは打ち合わせメモや、アイディアの書き殴りはiPadを使ってた。
電子化された方が便利だし、1ページの中で完結することも多く、ページをまたいだ「反復」を必要としないから。
でも、結局デジタルで記入したメモを見返す機会がとても少ないコトに気がついて手帳に戻したって経緯がある。

手帳は、年、月、週での目標や達成すべきこと、日別のタスクを何度も「反復」して確認するのに向いてる。
パラパラめくるという行為が、瞬時に現在、過去、未来を思考の中で行き来できるから。
このメリットはiPadにはないものだった。

また、手帳をアナログで書くことの強みの一つが「言語化」なんだけど、それはデジタルでも同じはず。
じゃあ何が違うのか?って部分で、「手で書くから記憶に残る」って話がある。
でも、それについてはボクは少し懐疑的。
そうではなくて、手帳の方がページ横断的に何度も見直しやすいから、連携記憶しやすいのではというのがボクの仮説。

ボクはいろんなアイディアや概念を「書き出し」て「結びつけ」、それを「抽象化」するのが得意。
で、一度抽象化されたアイディアを実現可能なように「具体化」していく。
この工程が企画やコンセプトメイキングには欠かせない。

結局手帳に戻したのは、こうした背景が大きい。

タスク管理

ボクがデジタルとアナログで大きな差を感じるのは「タスク管理」の方。
タスクこそデジタルで管理した方が簡単なんじゃない?って思うんだけど、実はそうでもないみたい。
その理由の一つとしては、「タスク」は「目標」へたどり着くための「個別要素」だからってのがある。
つまり、目指すべき未来に全てリンクしてる。

そして、ビジネスでも、プライベートでも、全てのタスクが目標達成に向かってリンクしてるから、ボクはその前後の繋がりを常に見て把握しておきたいんだと思う。
デジタル管理にすると、「終わったら消す」で処理されてしまうから、ボクの中ではつながらない「ただ終わらすべきこと」になってしまう。

タスク管理をデジタルにしてて「あ、これはよくないな」と思ったことの一つに「先送り」がある。デジタルはこの先送りがしやすいんだよね。入力日付を変更するだけだから。でも、手帳だと書き写さなくちゃならない。これが地味に面倒で、書き写すくらいなら今日終わらせる!ってなるのが良い。笑

手帳であれば、現在、過去、未来、全てのタスクに日付が入るし、パラパラめくることでその時間軸を自由に往来できる。
今日できなかったタスクを確認し、未来の別ページに記載するとき、ボクの中でしっかりと時間軸が意識できる。
でも、デジタルだとこの意識が弱くなるんだよね。これが大きな違い。

あと、タスク管理をする中で、急ぎの案件ばかりを処理して1日が終わってるとしたらちょっと黄色信号。
人生を変えるのは「重要だけど緊急じゃないこと」だって言われてる。
1日が終わった時に、一つでいいから「未来のためのアクション」をしたかどうかはチェックしてみるといい。
ちょっと意識が変わるはず。

 

スケジュール管理

ボクはスケジュール管理にはグーグルカレンダーを使ってる。手帳はあくまで夢や目標を含んだタスク管理。いろんなガジェットを横断して利用するカレンダーは間違いなくデジタルの方が使いやすい。なんでもかんでもアナログがいいとは思わない。
やはり道具は最適に使いこなしてこそだと思ってる。

スケジュールをデジタル管理するメリットは4つ。

・共有
・俯瞰
・検索
・通知

ひとつめが「共有」。
仕事でもグーグルカレンダーを使ってお互いのスケジュール共有をしてる。これによって、個々の作業と二人で打ち合わせる必要がある業務を視覚的に把握でき、わざわざ確認するようなロスをなくして調整をかけることができる。

二つ目のメリットは「俯瞰」。
グーグルカレンダーなら、日、週、月をワンクリックで切り替え可能。
これによって今月のどこに打ち合わせが固まっているとか、納期が重なってるとか、移動日をずらした方が翌日の動きが楽だとかを感覚的に判断できる。

三つ目は「検索」。
例えばボクは打ち合わせのスケジュールを入れる場合、その時間に「XXXX打ち合わせ」と入れるだけでなく、メモ欄に訪問先の住所や電話番号、その企業さんのURLなんかも記載してる。必要な情報が欲しいときはすぐ検索できる。

最後に「通知」。
PCにポップアップで知らせてくれたり、Apple Watchが震えてうっかり時間が過ぎてた、みたいなことを防げる。
これはオンラインMTGが主流になった今だからこそ、めちゃくちゃ重宝している機能。
集中すると時間が飛ぶ。笑

仕事を効率的にこなしていくには、常に自分自身がスケジュールを主体的にコントロールしておく必要がある。
人の予定に合わせた行動ばかりをしていると、自分のクリエイティブの生産性は落ちるし、重要なことをやる時間も確保できない。まずは自分のスケジュールをしっかりコントロールしたいところ。

手帳の意味と意義

成功する人は、よく手帳を大事にしてるという。
また、成功するための手帳術も山のように出てる。
これはやはり「時間」をどう管理するか、がボクらの人生においてどれほど重要かという事実を教えてくれていると思う。
より良い未来を創造するために、自分の羅針盤となるもの、それが手帳なんだと思う。

手帳はただタスクやスケジュールを管理するためだけに使おうと考えてたらもったいない。
もう一段上の思考で、自分自身の人生をサポート、あるいはガイドしてくれる指南書くらいのつもりで使い倒したい。
と、言いつつボクもまだまだできてないんだけど、まずは手帳の可能性を信じるとこから始める。

手帳なんて、タスクやスケジュールが書けたらなんでもいいや。という考えも分からなくはない。
でも、ボクは、常に手にしていたい、最高にお気に入りでご機嫌なモノを持つようにしてる。
手帳を使うことでテンションが上がれば、そのエネルギーで書き込む未来はきっと素晴らしいものになるはずだから。

ボクは手帳でタスク管理をしてるけど、それは「タスクを消化する」ためではなく、「タスクに押し流されてないか」を確認するため。手帳にビッシリ書かれた「やることリスト」を見て満足してるうちは人生は変わらない。人生を変えたいなら、そのリストとは全く違うことをする必要があるから。

 

試してみたい手帳術「バレット・ジャーナル」

 

Andyの仕事道具紹介〜アナログアイテム編〜以前、こちらの記事で、ボクの仕事道具のデジタル編をご紹介しました。 Andyの仕事道具紹介〜デジタルガジェット編〜 ...
ABOUT ME
Andy
we.編集長/Design Offiice io COO./Creative Director|東京⇆京都の2拠点生活。| 企業の経営課題を解決するデザイン・コンサルやクリエイティブ・ディレクションやってます。|ミニマル思考と独特の着眼点で「?」を「!」にする発想・提案が得意。|日本のビジネスにクリエイティブの革命を起こしたい。