COLUMN

ディレクション入門⑨スケジューリングのコツを考えてみよう

みなさんは、スケジュールを組むのは得意ですか?

まぁ、一口にスケジュールといってもいろんな種類があります。
自分だけの予定、家族の予定、プロジェクトの予定。

何をどう設計すればスケジューリングは上手くなるのか?
今回はそのあたりを掘り下げて考えてみたいと思います。

ボクが意識しているポイント

ボクがスケジューリングの際に意識していることは4つです。
これは以前ツイッターでもつぶやいてます。

①余裕
②予測
③相談
④調整

一番大事なのは余裕だと思ってます。
例えば、どこかに打ち合わせに出かけるとき、余裕があれば近くのカフェで仕事をしながら待つことができます。
資料を見ながら、何をどう話すかの戦略だって立てられるわけです。
逆に余裕がないと、汗を拭きふき、先方担当者と話を始めなくてはなりません。
これではいい仕事をするのは難しそうです。

チームスケジューリングでも同じです。
余裕を持ってスケジュールを組んでおけば、例えば仮にデザインの進行が押したとしても、自分の裁量の範囲内で、デザイナーさんとだけ調整すればOK.
次に待ってるコーダーさんには微塵も影響しません。

それをギリギリのスケジュールで組んでたとしたら?
デザイナーさんの稼働は急かさなきゃならないし、コーダーさんにも待ってもらう必要があるし、コーダーさんの稼働時間は短くなるし・・・
まぁ、良いことはないですよね。

これに注ぐのが予測です。
余裕を持って組んだスケジュールにも関わらず、「これはもしかしたらズレるかもしれない」と予想を立てることですね。
これによって先回りをすることが出来るわけです。

例えばデザインが遅れそうと予測した場合、まずはトップページだけでも決めにいく。
で、そのトップページをコーダーさんに対応してもらってる裏で残りのデザインを仕上げる。
みたいな感じですね。
これは先行して動けばそれほどの負荷はかかりません。
もちろん、最後の最後でデザインがひっくり返る、みたいなことがあったら別ですけど・・・

次が相談です。
こちらで勝手にスケジュールを変更する前に、デザイナーさんやコーダーさんに、どうすれば対応できるかを相談します。
ここをすっとばして、勝手な調整をかけるとプロジェクト全体がいびつになります。
無理をお願いせざるを得ないとしても、きちんと納得いく形の相談は必要だと思います。

何かを妥協して間に合わすのか。
あるいはスケジュールそのものを変えることで対応できるのか。
いろんなことを相談した上で、最後に行うのが調整ですね。

調整で考えるべきことは、できるだけ影響の少ない着地点を考えることかなと思ってます。
全体に影響があるより、一部でそれを吸収できた方がエラーが少なくて済むからですね。
ここが設計できないままに、勢いでスケジュール調整に入ると全体が混乱することになります。
調整は慎重に。

個人スケジュールを上手く組む方法

プロジェクトに限らず、個人の1日のスケジュール調整も仕事効率を考えたら大事なポイントになります。

そもそも、時間の使い方は人によって異なります。
大別すると「リズム型」と「メリハリ型」の2種類があって、それぞれ集中力の質が違うわけですね。

リズム型は日々同じ時間割でコツコツ仕事を続けるのが得意。
メリハリ型は短い時間でも瞬間最大出力で勝負する。

例えば、ボクは圧倒的メリハリ型です。
「今日何をやるべきか」はボクは朝一番に考え、そこで締め切り間近なものに対して集中力が高まります。

そうすると、優先順位が決まるので、やることリストとスケジュールを見比べて、こなすべきタスクに分解したTodoリストをiPadに記載していくわけです。
あとはそれを上から順に潰していくだけ。

やみくもに何かを始めると、どうしても抜け漏れが出てくるので、まずは一日の小さな戦略を立てることから始めたいですね。

また、スケジューリングが苦手な人の特徴に、すぐにも終わることを後回しにするってのがあります。

例えばボクのメールやDMの処理の方法はシンプルで、3分以内に対応可能なものはどんどん返信していくようにしてます。
もう、機械的です。

これは自分がボールを持たないようにするためですね。
もちろん、作業後に返信が必要なものもあります。
その場合はその旨を連絡し、タスクにメモるようにしてます。

また、スケジューリングが苦手な人は、一つの予定を「大枠」で考えすぎてることが多いですね。
例えば「会議」がある時、その2時間だけを確保するのは良くないです。
実際には30分前から準備で移動したり、会議が長引いたり、予想外の片付けを頼まれたり・・・
そうした「予定外」も含めてスケジューリングする意識を持ちたいところです。

さらに、スケジューリングが苦手な人ほど、手帳には「他者との予定」しか書き込まれてないことが多いです。

ボクはスケジュールに自分がやることも全部書き込んでいます。
記事をかく、書類をつくる、サイトチェックをする…etc.

スケジュール帳が空白だからと言って、そこが暇かは自分でもわからないので、いつでも可視化できるようにするのが大事です。

時間を上手く使う方法

また、そもそも「時間をうまく使えない」と悩んでる人は、だいたい以下の4つの罠(トラップ)に引っかかってると思ってます。

①予想外への対応が苦手
②スケジューリングが下手
③気分が乗らないと動けない
④すべてを一度にやろうとする

個人的な話をするなら、ボクはだいたい④にやられてます。笑
自分の苦手も知っておくと対処がしやすくなるので一度分析してみるのもオススメですね。

また、④に関わる部分ですが、スケジューリングをする時、みんな「どうやったら上手く組み合わせられるか」を考えすぎだったりします。
うまくやるコツは、まず「何をやらなくていいか」を考えることの方なんですよね。

やるべきことを徹底的に削ぎ落とすことで、スケジュールそのものをどんどんスリムにする。
予定メタボは動きが鈍くなるからマジ良くないんです。

自己スケジュールの管理のポイントとして

・そもそもの予定を減らす
・自分だけの予定も記載する
・余白までスケジューリングする

といったところでしょうか。

プライベートでもビジネスでも、基本は同じだと思ってます。
ぜひ、できるとこから試してもらえたらと思います。

ディレクションスキルについて、もっと具体的に知りたい方はこちらから。

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ABOUT ME
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Andy
we.編集長/Design Offiice io COO./Creative Director|東京⇆京都の2拠点生活。| 企業の経営課題を解決するデザイン・コンサルやクリエイティブ・ディレクションやってます。|ミニマル思考と独特の着眼点で「?」を「!」にする発想・提案が得意。|日本のビジネスにクリエイティブの革命を起こしたい。