COLUMN

ディレクション入門⑧打ち合わせのまとめ方

以前、打ち合わせについての記事を書きました。

で、そこでも「打ち合わせの終わり方」は軽く触れているのですが、「終わり方」だけでもさらに詳しく掘り下げられるかと思ったので、今回はそのあたりの話をもう少しだけ追加してみたいと思います。

ディレクターに限らず、クリエイターにとって打ち合わせは必須スキルです。
どうやったら上手くまとめて次につなげらるか、もっと丁寧に解説してみます。

話のまとめ方

まず大事なのが、その打ち合わせが何のために行われていたのか、にちゃんと立ち返ることです。

例えばブレスト(ブレインストーミング)なら、アイディアベースでOKなので、そこまでに出たアイディアが過不足なく記事録に網羅されているかを確認すれば問題ありません。

何かしらの成果、結果を求めるミーティングだった場合は、最後にポイントをまとめて終わりたいですね。

メインどころだけで良いので、
・一つはこんなアイディアがありましたね
・二つ目はこんなアイディアがありましたね
・三つ目はこんなアイディアがありましたね
と、口頭で確認します。

これで、打ち合わせの大枠の流れを全員が思い返すことができるはずです。

三つである必要はありませんが、あまりに「長いまとめ」は「まとめ」にならないので、しっかりと要点をしぼったポイント整理を行うことが重要です。

と、いうのも、もしホワイトボードにこれまでの話の流れが書かれていたとしても、何が決定事項で、何が検討事項なのか、細かく覚えている人は多くありません。
相互の解釈のズレは必ず起こります。
そこで、その誤解や行き違い、言った・言わない、がないようにディレクターが展開整理を行うわけです。

ちゃんと打ち合わせ全体の流れを総括的にみることができていたとしたら、これはそれほど難しくありません。
もちろん、自分が議論に加わりながらでも可能です。
むしろ、議論に加わらないのなら単なる書紀ですね。
ディレクターとはいえないかも知れません。

議論をしながら、ポイントポイントをしっかりメモっておくようにしましょう。

決定事項の確認

次にやることは、その日に決まった項目、事項の再確認です。
今日決定したことは以下の通りです。として、決定項目を羅列しましょう。

例えば販促のためのイベント開催が決まったと仮定した場合。

決定事項
・イベントの開催
・イベントの目的はXXXX
・集客目標はXXX
・開催日はXXX

などのように、決定事項だけを箇条書きにしておきます。

また、「開催日は営業部と打ち合わせて最終決定」などのような決定前決定もちゃんと記載するようにします。

現時点で「決まったこと」と「未定なこと」を明確に線引きしておくわけですね。

課題の再確認

打ち合わせの総括が終わったら、その中から次の課題をピックアップします。

大枠でまとめたポイントが3つあるとすれば、それを実現したり、次にすすめるためには次回どんな課題を解決する必要があるかを参加者に考えてもらうわけです。

もちろん、その場で考えるのではなく、考えてきてもらうためのトリガーをつくるということですね。
宿題、ともいえます。

もちろん、時間があればその場で課題を深掘りしておいても良いと思います。
でも、だいたいは打ち合わせの終わりのことなので、たいした時間はありません。

そんなときはSlackやチャットワークを上手く使って、次回までに議論が展開しやすい状況を作っておきます。

そのときはあくまで「ブレスト」にとどめましょう。
テキストベースでの議論はかなり不毛ですので、おすすめしません。

打ち合わせは打ち合わせを行ってる時間だけでやろうとすると時間がいくらあっても足りません。

可能な限り、「問題意識」をあたまのすみにおいたまま、次の打ち合わせを迎えるほうが生産性はあがります。

一週間に一度ならまだしも、月に1~2回くらいの打ち合わせだと、前回の話なんてほとんど忘れているでしょう。
思い出すまでにかなりエネルギーを使うことになります。

前回のまとめを簡単に話すくらいで、全員がその時の最終知識状態になれるようにしたいところですね。
いきなり議論からスタートできると理想です。

次回の確認

最後に、次回の開催日を確認して、そのときにやりたいことを発表しておきましょう。
ゴールの設定を事前に行うわけです。

そして、その議題を話すための資料などはもう集め始めてもらう。

解散したあとで「次回の議題」がメールとかに送られてきても、ほとんどの参加者の脳内では優先度は下げられているはずです。

でも、先行して次回やることがわかっている状態なら、そのテンションのまま戻ったデスクでリサーチなんかを始めます。
その方が時間的にもエネルギー的にも楽ですから。

ちなみに、次回の開催日は後日決めましょう。は可能な限りやめた方が良いです。
各々に間違いなく予定が入ります。
理想的なのはその日のうちに次回の開催日を決めること。
それが無理でも大体この週のこのあたりにやりましょう。と幅を指定しておくことですね。
そして3日以内、おそくとも一週間以内には確定日の連絡を出したいところです。

打ち合わせ、なんとなくスタートさせて、なんとなく終わっていませんか?
ちょっとした意識の変化で、打ち合わせの生産性は爆上げします。

ぜひ、試してもらえたら幸いです。

ABOUT ME
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Andy
we.編集長/Design Offiice io COO./Creative Director|東京⇆京都の2拠点生活。| 企業の経営課題を解決するデザイン・コンサルやクリエイティブ・ディレクションやってます。|ミニマル思考と独特の着眼点で「?」を「!」にする発想・提案が得意。|日本のビジネスにクリエイティブの革命を起こしたい。